Hur bokför jag min Shopify-försäljning?

Skriven av Marlene Uwiteka, grundare av Jemsu – redovisningsbyrån för e-handlare.

Kort svar: Du ska bokföra din Shopify-försäljning brutto och inte bara det belopp Shopify betalar ut till ditt bankkonto. Utbetalningen är nettot av försäljning minus transaktionsavgifter och returer, och om du bara bokför den missar du både momsredovisning och kostnader. Rätt metod är att redovisa bruttoförsäljningen med moms, avgifterna som kostnad och returerna som minskad försäljning och stämma av mot Shopifys utbetalningsrapport varje månad.

Varför räcker det inte att bokföra utbetalningen från Shopify?

Det vanligaste misstaget bland e-handlare är att bokföra beloppet som landar på bankkontot som försäljning. Men utbetalningen från Shopify Payments är ett netto:

Utbetalning = Bruttoförsäljning − transaktionsavgifter − returer/återbetalningar

Bokför du bara nettot händer tre saker:

• Momsen blir fel. Utgående moms ska beräknas på bruttoförsäljningen, inte på nettot. Du riskerar att redovisa för lite moms till Skatteverket.
• Du missar avdragsgilla kostnader. Transaktionsavgifterna är en kostnad i din verksamhet, bokförs de inte syns de inte, och din bruttomarginal ser bättre ut än den är.
• Du kan inte stämma av. När siffrorna i bokföringen inte matchar Shopifys rapporter blir bokslut och deklaration ett detektivarbete.

Vilka rapporter i Shopify behöver jag?

Allt du behöver finns i Shopify-adminen:

• Finance summary (Analytics → Reports): bruttoförsäljning, rabatter, returer, moms och frakt per period.
• Payouts (Settings → Payments → View payouts): varje utbetalning specificerad med försäljning, avgifter och återbetalningar.
• Transaction report: varje enskild transaktion med avgift, bra vid avstämning.

Ta ut rapporterna per kalendermånad så matchar de din momsredovisning.

Hur konterar jag Shopify-försäljningen? (exempel)

Säg att du under en månad har sålt för 125 000 kr inklusive moms till svenska kunder, Shopify har dragit 3 000 kr i transaktionsavgifter och betalat ut 122 000 kr.

Poängen: konto 1580 fungerar som en mellanstation som ska gå jämnt ut när utbetalningen kommit. Gör den inte det har du ofta en retur, en avgift eller en valutadifferens att leta upp.

Returer bokförs omvänt mot försäljningen (debet 3001 och 2611, kredit 1580) och inte som en kostnad.

Hur hanterar jag försäljning i flera valutor?

Säljer du i EUR, USD eller andra valutor gäller:

• Räkna om försäljningen till SEK med transaktionsdagens kurs (Riksbankens mittkurs är standard).
• När utbetalningen sedan kommer i SEK uppstår nästan alltid en differens mot det bokförda beloppet. Den bokförs som valutakursvinst (3960) eller valutakursförlust (7960).
• Shopifys egen valutaväxling (”Shopify Payments conversion fee”) är ytterligare en avgift – den ska också med som kostnad.

Vad gäller för moms på Shopifys egna avgifter?

Shopify fakturerar från Irland, vilket ger två olika momssituationer:

• Abonnemangsavgiften (din månadskostnad för Shopify) är ett tjänsteinköp från EU. Du redovisar den med omvänd skattskyldighet: beräkna svensk moms 25 %, bokför som både utgående (2614) och ingående (2645) moms, och redovisa inköpet i ruta 21 i momsdeklarationen. Nettoeffekten är noll om du har full avdragsrätt men den ska redovisas.
• Transaktionsavgifterna för Shopify Payments behandlas normalt som momsfri betalningsförmedling.

Vad gäller när jag säljer till andra EU-länder?

Säljer du till privatpersoner i andra EU-länder gäller EU:s gemensamma tröskel på 10 000 € per år. Under tröskeln får du ta ut svensk moms och över den ska du ta ut köparlandets moms och redovisa via OSS (One Stop Shop). Försäljning till länder utanför EU är normalt momsfri export. Det här är ett eget kapitel – vi går igenom det i detalj i vår artikel om OSS-moms.

Hur kopplar jag Shopify till Fortnox?

Att bokföra varje order manuellt är inte hållbart när volymerna växer. Vanliga upplägg:

1. Integration (t.ex. koppling mellan Shopify och Fortnox) som skapar underlag automatiskt.
2. Månadsvis samlingsverifikat utifrån Shopifys Finance summary + Payouts – enklast för mindre butiker och helt korrekt så länge underlagen sparas.
3. Byrån sköter det. På Jemsu är alla butiker kopplad, antingen med våra koppling eller extern koppling och gör löpande avstämning mot utbetalningarna från shopify.

Oavsett metod: stäm av 1580-kontot varje månad. Det är din kvalitetskontroll.

Vanliga frågor

Kan jag inte bara bokföra Shopify-utbetalningen som försäljning?

Nej. Då redovisar du för lite moms och missar avgifterna som kostnad. Utbetalningen är ett netto – försäljningen ska bokföras brutto.

Vilket konto använder jag för Shopifys avgifter?

Transaktionsavgifter bokförs vanligen på 65xx (betalningsförmedlingsavgifter) eller motsvarande konto i 65-serien. Abonnemanget bokförs som tjänsteinköp från EU med omvänd skattskyldighet.Läs mer om reglerna för tjänsteinköp inom EU hos Skatteverket.

Hur bokför jag returer i Shopify?

Som minskad försäljning: du backar försäljningen och den utgående momsen, inte som en kostnad.

Måste jag bokföra varje order för sig?

Nej, du kan använda samlingsverifikat per dag eller månad om du har systemgenererade rapporter från Shopify som underlag. Underlagen ska sparas.

Vad gör jag om utbetalningen inte stämmer med bokföringen?

Kontrollera i tur och ordning: returer, avgifter, valutadifferenser och periodisering (försäljning i slutet av månaden betalas ofta ut i nästa).

Hur bokför jag Shopify-presentkort?

Presentkort bokförs inte som försäljning när de säljs, utan som en skuld (t.ex. konto förskott från kund) eftersom du är skyldig kunden en vara. Först när presentkortet löses in och varan levereras bokar du om beloppet till försäljning och utgående moms .

Ska frakt bokföras som egen intäkt eller ingå i försäljningen?

Det du tar ut av kunden för frakt bokförs som en egen intäkt, ofta på ett separat konto (t.ex. 35xx), med samma momssats som varorna enligt huvudsaklighetsprincipen. Din egen fraktkostnad till transportören bokförs separat.

Hur påverkas bokföringen om jag även säljer via Shopify POS (fysisk butik)?

Samma grundprincip gäller – bokför bruttoförsäljningen inklusive moms, med POS-avgifterna som kostnad. Skillnaden är att POS-utbetalningar ofta redovisas separat från de vanliga Shopify Payments-utbetalningarna, så du behöver stämma av dem var för sig. Observera att kassaregisterlagen gäller vid försäljning mot både kontant betalning och kortbetalning (inte bara kontanter) och undantag finns om försäljningen mot kontant/kort uppgår till högst fyra prisbasbelopp (236 800 kr för 2026) inklusive moms per tolvmånadersperiod.